Claudia und Manfred Richter - Wilhelmstraße 189c - 64625 Bensheim

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in der Dokumentation.

Wenn man zur Umsatzsteuer veranlagt ist, muss man bei den Rechnungen gewisse Formvorschriften beachten, damit man die Vorsteuer geltend machen darf, bzw. dass ihr gewerblicher Kunde die Vorsteuer ziehen kann.

Für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto sind folgende Angaben verpflichtend:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Rechnungsbetrag mit ausgewiesenem Steuersatz bzw. Steuerbetrag

Meist kann hier auch eine einfache Quittung ausgestellt werden.

Rechnungen sind ab einem Betrag über 250 Euro brutto auszustellen. Diese muss enthalten:

• Name und Adresse des Empfängers
• Steuernummer des Ausstellers
• Eine laufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Nettobetrag
• Umsatzsteuerbetrag (mit Steuersatz)
• Bruttobetrag
• Je nach Produkt eventuell weitere Informationen, wie beispielsweise die WEEEID.

Eine Quittung ist nur ausreichend, wenn die oben genannten Angaben enthalten sind.

Unser Programm verfügt über keine gesonderte Erfassung der Anfangsbestände. Bei erstmaligen Arbeiten mit dem Programm sind diese entsprechend über die normale Buchungsmaske gegen ein Anfangsbestandskonto (z.B. 9000 Anfangsbestand) zu erfassen. Dies ist nur einmalig notwendig, da sich die Bestandskonten in den Folgejahren automatisch vortragen.

Empfohlen wird zum Umstellungsstichtag (z.B. 01.01.2022) eine Saldenliste zum 31.12. oder eine Bilanz/EÜ-Rechnung des Vorjahres zu nehmen. Als nächstes sollte man über „Zeitraum zurück“ in den entsprechenden Zeitraum wechseln (z.B. 2021) und im Buchungsmonat 12 mit Datum 31.12. alle Salden (Bestandskonten und Ertrags-/Aufwandskonten) erfassen. Beim Bilanzieren sollte dass Anfangsbestandskonto am Ende wieder auf -0- stehen. Bei Firmen mit Einnahme-Überschussrechnung kann der Saldo auf ein Kapitalkonto (z.B. variables Kapital) umgebucht werden.

Je besser man seine Belege vorbereitet, desto einfacher und schneller geht das Buchen von der Hand. Es gibt 2 Arten wie man seine Vorgänge erfassen kann.

Je nachdem wie man seine Buchhaltung erledigen möchte sind folgende Vorbereitungen zu treffen:

• Beim Buchen ohne Personenkonten sollten die Eingangs- und Ausgangsrechnungen dem entsprechenden Kontoauszug zugeordnet werden, damit die Belege dem Auszug beiliegen. Am Ende sollte man für jedes Bank und Kassenkonto einen eigene Stapel vor sich liegen haben. Im Anschluß werden alle Vorgänge direkt über das „Geldkonto“ in die Aufwands- und Ertragskonten gebucht.
• Beim Buchen über Personenkonten sind die Belege nach alle Bankkonten, Kassenkonten, Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu sortieren. Zunächst werden alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfasst und am Ende die Bank- und Kassenkonten. So wird jeder Stapel einzeln abgearbeitet.

Die 1. Methode empfiehlt sich vor allem, wenn man eine Einnahme-Überschussrechnung am Ende des Jahres macht und Ist-Versteuerer bei der Umsatzsteuer ist. Sie kann auch unterjährig für bilanzpflichtige Unternehmen genutzt werden, die der Ist-Versteuerung unterliegen. Hier kommt die Methode 2 erst zum Jahresende für die Bilanz zum Tragen.

Die 2. Methode empfiehlt sich, wenn man Soll-Versteuerer in der Umsatzsteuer ist. Sie ermöglicht das Führen von Offene-Posten-Listen, die einen guten Überblick über ausstehende Zahlungsein- und -ausgänge bietet, sowie ein Mahnwesen ermöglichen. In der Buchhaltung werden die Kundenkonten als „Debitoren“ (Forderungen) und die Lieferantenkonten als „Kreditoren“ (Verbindlichkeiten) geführt.

Nach dem Sortieren der Belege sollte man diese Kontieren und Erfassen. Hierbei sollten die Regeln im nächsten Punkt beachtet werden.

• Keine Buchung ohne Beleg
• Sobald ein Kontoauszug / Kassenbuch gebucht wird, muss der Saldo am Ende des Auszuges kontrolliert werden. Die Beträge müssen bis auf den letzten Cent identisch sein. Einfach geht dies durch paralleles Öffnen der Kontenabfrage.
• Kontieren Sie jeden Beleg. D.h. es wird das Kostenkonto darauf vermerkt und am besten noch die Beleg- / Buchungsnummer. Beim Bankauszug vermerkt man das Ziel- / Gegenkonto des Betrages (nicht das Bankkonto).
• Beim Buchen immer auf den richtigen Steuerschlüssel (Umsatzsteuer oder Vorsteuer) achten. Auf jedem Beleg muss die Umsatzsteuer ausgewiesen sein. Den Betrag bitte immer kontrollieren und gegebenenfalls korrigieren
• Beim Erfassen der Buchungen auf den richtigen Buchungsmonat achten.
• Ordentliche Ablage der Belege zum Beispiel nach Belegnummer oder Belegdatum. Werden Rechnungen per Bankeinzug bezahlt und vom Kontoauszug direkt in die Kosten gebucht, so hat es sich z.B. bewährt den Beleg hinter den Auszug zu heften.
• Die Belege immer zeitnah buchen.
• Vermeiden Sie viele Storno-Buchungen, indem Sie sorgfältig jede Buchung überlegen und eingeben. Keine Experimente und „Herumprobierereien“.
• Suchen Sie Buchungsfehler immer sofort. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird das Suchen.
• Machen Sie von Zeit zu Zeit eine Umsatzsteuerverprobung. Nehmen Sie Ihren umsatzpflichtigen Umsatz, multiplizieren Sie diesem mit dem entsprechenden Steuersatz und vergleichen das Ergebnis mit dem Umsatzsteuerkonto. Kleinere Differenzen sind normal.

Anhand des SKR03 wird hier ein wenig die Vorgehensweise beim Buchen mit Personenkonten aufgezeigt

Wie verbuche ich die Vorgänge meiner Bank oder Kasse:

Grundsätzlich gilt bei der Buchung von Bank folgendes:

• Haben Sie einen Zahlungseingang wird dieser auf dem Bank- oder Kassen-Konto im Soll verbucht.
• Haben Sie einen Zahlungsausgang wird dieser auf dem Bank- oder Kassen-Konto im Haben verbucht.

Wenn Sie Personenkonten nutzen möchten, sehen die Buchungen wie folgt aus:

Wir erhalten eine Rechnung über Büromaterial über 119,00 incl. 19% UST:

Sollkonto: 4930 Bürobedarf

Habenkonto: 60000 Diverse Kreditoren

Steuerschlüssel: V19 Vorsteuer 19%

Betrag: 119,00 UST: 19,00

Text: Büro-Heinzel Rg. 995

Wenn Sie die Zahlung der Rechnung vornehmen verbuchen Sie den Zahlungsausgang wie folgt:

Sollkonto: 60000 Diverse Kreditoren

Habenkonto: 1200 Bank

Betrag: 119,00

Text: Büro-Heinzel Rg. 995

Wollen Sie direkt von der Bank in die Aufwendungen buchen, so ersetzen Sie in der 1. Buchung das Personenkonto" 60000 Diverse Kreditoren" durch das Konto "1200 Bank". Die 2. Buchung entfällt.

Alle hier angeführten Konten sind Beispiele und können von Ihrem Kontenplan abweichen

Wenn Sie Erlöse verbuchen wollen sehen die Buchungen folgendermaßen aus:

Wir stellen an den Kunden Ypsilon eine Rechnung Nr. 65 über 238,00 incl. UST

Sollkonto: 40000 Diverse Debitoren

Habenkonto: 8400 Erlöse 19% UST

Steuerschlüssel: M19 19% Umsatzsteuer

Betrag: 238,00 UST 38,00

Text: Ypsilon

Der Zahlungseingang wird wie folgt verbucht:

Sollkonto: 1200 Bank

Habenkonto: 40000 Diverse Debitoren

Betrag: 238,00

Text: Ypsilon Rg. 65

Wie schon bei dem Beispiel der Eingangsrechnung entfällt die Buchung 2 beim direkten Buchen des Zahlungseinganges über die Bank. Hierbei wird das Personenkonto 40000 in der 1. Buchung durch das Bankkonto (1200) ersetzt und Buchung Nr. 2 entfällt.

Anlagegüter welche auf die Bestandskonten verbucht werden, können zudem noch in der Anlagenbuchhaltung mit aufgenommen werden. Beim direkten Bebuchen der Konten z.B. über Bank wird das Sollkonto (=Anlagekonto) mit dem Nettobetrag belastet. Die vom Programm gestellte Abfrage ist entsprechend zu beantworten.

Zahlung von Umsatzsteuer:

Sollkonto: 1780 Umsatzsteuer laufendes Jahr

Habenkonto: 1200 Bank

Steuerschlüssel: bleibt leer

Betrag: 345,55

Text: Umsatzsteuervorauszahlung Januar

Handelt es sich um eine Umsatzsteuererstattung so tauschen Sollkonto und Habe-Konto einfach ihren Platz. Alle Vorauszahlungen und Erstattungen werden unterjährig auf ein und demselben Konto "geparkt".

Alternativ können die Buchungen für Kasse und Bank über die Eingabemaske für das Kassenbuch (unter "Ablage") erfaßt werden. Allerdings sind dort keine Splittbuchungen möglich. Auch Umbuchungen lassen sich dort nicht ausführen, so dass der Einsatz der normalen Buchungsmaske nicht ersetzt werden kann. Nach dem Erfassen müssen die neuen Eintragungen mit dem "Buchen"-Button in die Buchhaltung übernommen werden damit die Werte korrekt für die Umsatzsteuervoranmeldung verfügbar sind. Das "Kassenbuch" und das analog dazu existierende Konto, sollten nach dem Verbuchen aller Eintragungen immer den gleichen Saldo aufweisen. Genaues zu Thema Kassenbuch finden Sie auch in der Dokumentation.

Grundsätzlich gilt bei der Buchung von Bankauszügen folgendes:

• Haben Sie einen Zahlungseingang, wird dieser auf dem Bank-Konto (1200) im Soll verbucht.
• Haben Sie einen Zahlungsausgang, wird dieser auf dem Bank-Konto (1200) im Haben verbucht.

Die Verbuchung der Kasse erfolgt nach gleichem Schema. Tun Sie einfach das Gegenteil von dem, was Ihre Bank gemacht hat. Wenn Sie kein Bankkonto nutzen, sondern über ein Verrechnungskonto die Geschäftsvorfälle erfassen (z.B. 1370), so ist dies in unserem Beispiel als "Bankkonto" anzusehen.

Zur Veranschaulichung ein paar Beispiele:

Die Telefon-Rechnung wird von der Bank abgebucht (119,00 Euro):

Sollkonto: 4920 Telefon

Habenkonto: 1200 Bank

Steuerschlüssel: V19

Betrag: 119,00 UST: 19,00%

Text: Telekom (frei wählbar)

Die Kopfdaten wie Datum und Belegnummer werden dem aktuellen Auszug entnommen. Die Umsatzsteuer wird automatisch berechnet. Der Text ist so zu wählen, damit die Buchung für Sie klar erkennbar ist.

Zahlung der GEZ-Gebühren per Bank:

Sollkonto: 4380 Beiträge und Gebühren

Habenkonto: 1200 Bank

Steuerschlüssel: bleibt leer

Betrag: 54,00

Text: GEZ-Gebühren

Nach diesem Prinzip werden alle Kosten verbucht. Das Sollkonto ist immer mit dem Aufwandskonto zu füllen und das Haben-Konto ist immer das „Geldkonto“.

Verbuchung von Erlösen / Einnahmen:

Kunde bezahlt Rechnung auf unsere Bank:

Sollkonto: 1200 Bank

Habenkonto: 8400 Erlöse 19% UST

Steuerschlüssel: M19

Betrag: 119,00 UST: 19,00

Text: Rechnung Nr. 99 v. 13.02./Meier

Zahlung von Umsatzsteuer:

Sollkonto: 1780 Umsatzsteuervorauszahlung

Habenkonto: 1200 Bank

Steuerschlüssel: bleibt leer

Betrag: 345,55

Text: Umsatzsteuervorauszahlung Januar

Handelt es sich um eine Umsatzsteuererstattung so tauschen Sollkonto und Haben-Konto einfach ihren Platz.

Alternativ können die Buchungen für Kasse und Bank über die Eingabemaske für das Kassenbuch (unter "Ablage") erfasst werden. Allerdings sind dort keine Splittbuchungen möglich. Auch Umbuchungen lassen sich dort nicht ausführen, so dass der Einsatz der normalen Buchungsmaske nicht ersetzt werden kann. Nach dem Erfassen müssen die neuen Eintragungen mit dem "Buchen"-Button in die Buchhaltung übernommen werden, damit die Werte korrekt für die Umsatzsteuervoranmeldung verfügbar sind. Das "Kassenbuch" und das analog dazu existierende Konto sollten nach dem Verbuchen aller Eintragungen immer den gleichen Saldo aufweisen. Genaues zu Thema Kassenbuch finden Sie auch in der Dokumentation.

Bezieht man Waren oder Leistungen aus einem angeschlossenen EU-Land wird die Rechnung ohne UST gestellt, da der Betrag hier in Deutschland versteuert wird (19% bzw. 7% Umsatzsteuer). Wichtig ist hier zu prüfen ob auf der Rechnung die entsprechende UST-ID des Rechnungsausstellers steht und auch die eigene UST-ID in der Rechnung aufgeführt ist. Gleichzeitig darf dieser Betrag von uns als Vorsteuer wieder in Abzug gebracht werden. Ebenso verhält es sich mit Leistungen gem. §13b (Reverse Charge). Um via Elster eine ordnungsgemäße Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt zu erhalten, bzw. eine korrekte Jahresumsatzsteuermeldung zu erstellen, gibt es folgenden Lösungsvorschlag:

Zunächst die Grundsatzfrage: Welchen Kontenplan nutze ich?

• Verwenden Sie den SKR03, fangen Ihre Erlöskonten mit 8 an (z.B. 8400 Erlöse 19% UST)
• Verwenden Sie den SKR04, fangen Ihre Erlöskonten mit 4 an (z.B. 4400 Erlöse 19% UST)

Falls noch nicht vorhanden, müssten sie zunächst ein paar Zusatzkonten anlegen:

Diese Konten sind als S(oll) und A(ufwandskonto) für Einnahme-Überschuss-Rechnung und als S(oll), B(estandskonto) für Bilanzierer anzulegen.

Diese Konten sind als S(oll) und A(ufwandskonto) für Einnahme-Überschuss-Rechnung und als S(oll), B(estandskonto) für Bilanzierer anzulegen.Sie haben nun die Möglichkeit die Steuerschlüssel für diese speziellen Leistungen anzulegen. 

Da wir nur den Nettobetrag beim Buchen erfassen, erfordert dies einen speziellen Auslands-Steuerschlüssel, welcher vom erfassten Nettobetrag die Umsatzsteuer ermittelt und gleichzeitig auf Vorsteuer und Umsatzsteuer bucht. Diese können wie folgt angelegt werden:

• SKR 03:

• SKR 04:

Die Konten sind als S(oll) und A(ufwandskonten) anzulegen.

Die Zuordnung der Steuerschlüssel ist wie folgt:

Die Elsterzuordnung für die Umsatzsteuervoranmeldung sieht wie folgt aus:

• Das Konto 3420 / 5420 wird der Kennziffer K93 zugeordnet
• Das Konto 3425 / 5425 wird der Kennziffer K89 zugeordnet
• Das Konto 3113 / 5913 wird der Kennziffer K46 zugeordnet
• Das Konto 3123 / 5923 wird der Kennziffer K46 zugeordnet
• Das Konto 1577 / 1407 wird der Kennziffer K47 zugeordnet
• Das Konto 1787 / 3837 wird die Kennziffer K47 zugeordnet

Die Umsatzsteuerkonten für die innergemeinschaftliche Erwerbe erhalten keine Zuordnung, da bei Elster über den Umsatz die Steuer automatisch errechnet wird. Hierbei kann es vorkommen, dass man eine kleine Korrektur auf dem Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonto vornehmen muss da im Elster-Formular die Cent-Beträge nicht berücksichtigt werden. In diesem Fall zeigt das Vorsteuer-Konto einen abweichenden Betrag zur errechneten Umsatzsteuer der korrigiert werden sollte. Passen Sie also immer das Vorsteuer-Konto an.

Wie bereits zu Beginn geschrieben handelt es sich hier bei den Konten um Vorschläge. Selbstverständlich können auch andere Kontonummern entsprechend angelegt werden.

Nach dem Verbuchen der Belege und Bereinigen / Abgleich diverser Listen wird es nun Zeit die Belege abzuheften. Dies kann auf verschiedene Arten passieren.

Beim Buchen direkt aus dem Kontoauszug (ohne Personenkonten) heftet man die Auszüge zusammen mit den dahinter liegenden Belegen nach Datum ab.

Beim Buchen mit Hilfe der Personenkonten können die verschiedenen Belegarten getrennt voneinander abgeheftet werden. So empfiehlt sich für die Eingangs- und Ausgangsrechnungen eine alphabetische Ablage während die Kassen- und Bankbelege nach Datum abgelegt werden. Sonstige Belege können nach Datum oder Belegnummer sortiert abgeheftet werden.

Wichtig ist es ein Ablagesystem zu wählen, dass einem ein umständliches Suchen und Wühlen in den Belege erspart. So ist z.B. das Abheften von Belegen, welche über ein Personenkonto erfasst worden sind in einer monatlichen Ablage nicht zu empfehlen, da man z.B. Rechnungen aus dem Januar, die im März bezahlt worden sind, erst umständlich über die Buchhaltung suchen muss.

Sollte nicht vorkommen, passiert jedoch hin und wieder.

Wurde die Datenbank versehentlich gelöscht, kann sie nur über eine Datensicherung wieder hergestellt werden. Das einfache, neue Anlegen einer Datenbank löst das Problem leider nicht, da diese keine Buchungsdaten enthält. Ebenso kann es passieren dass eine Datenbank kaputt geht und daher nicht mehr vom Programm erkannt wird. Daher ist es wirklich wichtig eine gute Datensicherung der Datenbank vorzunehmen. Eine Neuinstallation des Programms kann das Problem nicht beheben und ist daher unnötig.

Dies kann passieren wenn z.B. die Datenbank in einem Ordner/Unterordner liegt, der mit Umlauten und/oder Sonderzeichen betitelt ist. Hier sind die Ordner entsprechend umzubenennen. Dann sollte das Problem behoben sein.

Die Datenbank ist der Herzstück der Buchhaltung. Während das Programm immer wieder neu installiert werden kann, ist die Datenbank keine Datei, die man beliebig neu anlegen kann. Alle Buchungen, Stammdaten und auch der Registriercode werden dort gespeichert. Ein Verlust ohne entsprechende Sicherung, kann nicht mehr behoben werden, da im Programmordner direkt keinerlei Daten abgelegt werden. Es ist auch immer darauf zu achten, dass die Datenbank nicht im Programmordner sondern in einem Dokumenten-Ordner abgelegt wird. Wo die Datenbank zu finden ist, kann man später in den Einstellungen / Optionen unter „Mandanten“ bei „Datei“ sehen.

"Das Programm erzeugt eine falsche Umsatzsteuervoranmeldung" wird mir oft am Telefon geklagt. Ich kann jedoch versichern, dass es sich hierbei nicht um einen Programmfehler handelt. In diesem Fall sitzt der Problem leider vor dem Monitor. Differenzen bei der Umsatzsteuer kann man gut erkennen, wenn man die Elster-Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuer unter Auswertungen miteinander vergleicht. Abweichungen bis zu 1 Euro sind dabei in Ordnung. Dies kommt daher, dass die Elster-Auswertung den Umsatz aus den Erlöskonten nimmt und die Steuer errechnet, während die Auswertung „Umsatzsteuer“ das Umsatzsteuerkonto zur Ermittlung des Umsatzes heranzieht. Werden hierbei Differenzen festgestellt, sollte man sich zunächst die Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten des betreffenden Zeitraums näher betrachten. Es ist keine Seltenheit dass man beim Buchen im Eifer des Gefechtes den falschen Steuerschlüssel (z.B. V19 anstatt M19 und umgekehrt) erwischt. Dies erkennt man daran dass auf dem Vorsteuerkonto Beträge im Haben auftauchen und im Umsatzsteuerkonto welche im Soll stehen. Diese sollte man genauer betrachten. Bei Gutschriften ist es ok. Aber oftmals wird man hier feststellen, dass der Steuerschlüssel falsch gewählt wurde. In diesem Fall ist die falsche Buchung zu stornieren und mit korrektem Steuerschlüssel zu erfassen.

Manchmal kommt es auch vor, dass man neue Erlöskonten anlegt und vergisst dieses Konto einer Elsterkennziffer zuzuordnen. Dies kann man in der Elster-Auswertung durch Doppelklick auf die entsprechende Kennziffer nachholen.

Wenn man einen neuen Rechner bekommt oder aus anderen Gründen seine Datenbank benötigt, beginnt meist das große Suchen. Gerade, wenn man bereits seit längerem das Programm nutzt, ist einem oft entfallen wo man die Datenbank abgelegt hat. Hier gibt es 2 Möglichkeiten.

Entweder man sucht seine Festplatte nach einer Datei mit Endung .rsd ab oder man findet den Pfad unter „Einstellungen/Optionen“ unter „Mandanten“ und „Datei“.

Sollte das Programm sich nicht mehr öffnen oder man eine falsche Datenbank im Zugriff haben, bleibt nur das Suchen der Datei über die Suchen-Funktion des Betriebssystems.

Die Arbeitsdatenbank unterscheidet sich von den Datensicherungen durch das Fehlen eines „Zahlenschwanzes“. Dieser ergibt, rückwärts gelesen, Datum und Uhrzeit der Sicherung (z.B. Mandanten-JJMMTTSSMM.rsd) und kann nicht als Arbeitsdatenbank genutzt werden.

Ist die Rücksichtung einer Datensicherung notwendig, so ist zunächst die in Frage kommende Datensicherung zu duplizieren. Danach sollte der Zahlenschwanz und entfernt werden sodass die Datei wieder wie das „Original“ heißt (z.B. Mandanten.rsd). Danach kann sie in einen Dokumentenordner gelegt werden. Die Ursprungsdatei, soweit vorhanden, bitte zuvor aus dem Ordner entfernen. Bei Verlust der Originaldatei wird das Programm beim Start nach der Datenbank fragen, die dann ausgewählt werden kann. Startet das Programm ohne diese Abfrage und hat die falsche Datenbank im Zugriff kann über die „Einstellungen / Optionen“ unter „Mandanten“ die Datenbank mit „Öffnen“ neu ausgewählt werden.

Personenkonten sind Unterkonten der Sachkonten „Forderungen“ und „Verbindlichkeiten“. Sie werden in einer sog. Nebenbuchhaltung geführt und geben einen besseren Überblick zu den genannten Sachkonten in der Hauptbuchhaltung. Man unterscheidet hier zwischen Debitoren- und Kreditorenkonten.

Unsere Kundenkonten sind im fachlichen Debitoren und Unterkonten zum Forderungskonto (SKR03=1400/SKR04=1200). Deshalb ist jedes Debitorenkonto mit dem entsprechenden Sachkonto zu verknüpfen. Vorzugsweise sind diese 5-stellig und beginnen mit 1. Damit man sich den Fachbegriff besser behalten kann folgende Eselsbrücke: Debitoren sind die Deppen , die bei uns was kaufen…

Personenkonten sind Unterkonten der Sachkonten „Forderungen“ und „Verbindlichkeiten“. Sie werden in einer sog. Nebenbuchhaltung geführt und geben einen besseren Überblick zu den genannten Sachkonten in der Hauptbuchhaltung. Man unterscheidet hier zwischen Debitoren- und Kreditorenkonten.

Unsere Kundenkonten sind im fachlichen Debitoren und Unterkonten zum Forderungskonto (SKR03=1400/SKR04=1200). Deshalb ist jedes Debitorenkonto mit dem entsprechenden Sachkonto zu verknüpfen. Vorzugsweise sind diese 5-stellig und beginnen mit 1. Damit man sich den Fachbegriff besser behalten kann folgende Eselsbrücke: Debitoren sind die Deppen , die bei uns was kaufen…

Leistungen an einen Empfänger im EU-Ausland mit Umsatzsteuer des Empfängerlandes (Lieferung an Privatpersonen oder Firmen ohne UST-ID):

Hier ist es wichtig dass sie einen „neutralen“ Steuerschlüssel anlegen mit Steuersatz -0-. Die Definition des Steuersatzes erfolgt beim Erstellen der Rechnung im Reiter „Export“. Dort muss man den Haken bei „EU-Auslandsrechnung“ setzen, den Spezial-Steuerschlüssel mit 0% eintragen und den Umsatzsteuersatz des Empfängerlandes eintragen. Dann wir eine Rechnung mit entsprechender Umsatzsteuer erstellt. Um für die spätere Steuererklärung (OSS) die Empfängerländer besser greifen zu können, kann für jedes betreffende Land eine Kostenstelle angelegt werden. Über die Kostenstellenabfrage ist nun eine gute Selektion der Länder möglich und man spart sich jede Menge Konten.

Leistung an einen Empfänger im EU-Ausland ohne USTmit UST-ID:

Bei einer innengemeinschaftlichen Lieferung und Leistung (Reverse Charge) welche steuerfrei ist, (Steuerlast liegt beim Empfänger), wird „Netto-Rechnung“ angehakt und das spezielle Erlöskonto bei „Konto“ eingetragen.

Die Umsatzsteuer-ID, welche bei der steuerfreien Lieferung und Leistung benötigt wird, kann in der Rechnung oder im Personenkonto entsprechend hinterlegt werden. Diese wir für die Zusammenfassende Meldung benötigt. Daher ist es wichtig diese mit aufzunehmen.

Die folgenden Bilder sollen die notwendigen Schritte nochmals genauer aufzeigen:

Anlegen eines Steuerkontos für die diversen Steuerbeträge

Anlegen eines Steuerschlüssels für variable Steuersätze

Anlegen eines Erlöskontos für EU-Erlöse mit diversem Steuersatz

Erstellen der Rechnung mit diversem Steuersatz

Eintragungen für eine Rechnung mit innergemeinschaftliche Lieferung und / oder Reverse Charge

Listenansicht nach Erstellung der Rechnungen

Nach dem Verbuchen der Rechnungen über das System ergeben sich die obigen Eintragungen / Buchungen

Die Nettosplittung:

Hierbei wird der Steuerschlüssel in der Hauptmaske eingetragen und in der Splittmaske werden nur die Nettobeträge ohne Steuerschlüssel erfasst. Dies kann bei normalen Aufwendungen mit gleichem Umsatzsteuersatz geschehen. Nicht zu empfehlen ist die Nettosplittung wenn, wie oben erwähnt, die Buchung an ein Steuerbüro übertragen werden soll und in der Buchung Automatikkonten (Erlöskonten sowie Konten des Wareneinsatzes) verwendet werden.

Splittung ohne Umsatzsteuer:

In diesem Fall ist weder in der Haupt-, noch in der Splittmaske ein Steuerschlüssel anzugeben. Dies eignet sich wenn Kosten oder Erlöse ohne Umsatzsteuer erfasst werden (z.B. auf verschiedene Personenkonten).

Automatikkonten sind spezielle Konten in einem DATEV-Kontenplan, die beim Buchen oder bei einem Import automatisch die Steuer aus dem übergebenen Betrag ziehen ohne ein Steuerschlüssel zu erfassen. Deshalb werden bei einem Export via DATEV bei diesen Buchungen kein Steuerschlüssel mitgegeben. Dieser wird automatisch beim Import gebucht. Daher ist beim Buchen auf Automatikkonten aufzupassen. Umbuchungen sollten bei diesen Konten nicht vorgenommen werden. Besser ist es eine falsche Buchung zu stornieren und neu zu erfassen. Wir auf diesen Konten ein Nettobetrag umgebucht, wird bei einem Export der Betrag als Bruttobetrag behandelt und entsprechend Umsatzsteuer verbucht was natürlich zu Differenzen beim Datenempfänger führt.

Gekennzeichnet werden diese Konten im Kontenplan (AV oder AM). Falls kein DATEV-Kontenplan vorhanden ist, können die entsprechenden Konten auch durch kurze Rücksprache mit ihrem Steuerbüro ermittelt werden. DATEV-Kontenpläne können als PDF kostenlos bei DATEV heruntergeladen werden (www.datev.de). Diese sind ein wenig versteckt, jedoch über die Suchfunktion (oben rechts) mit „Kontenplan“ zu finden. Da sich der Link jährlich ändert, ist es schwierig diesen hier einzustellen. (Derzeit im Bereich: „Self-Service“ unter „Wichtige Informationen zum Jahreswechsel“)

Um Ausgangsrechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen automatisch verbuchen zu können, muss in den Einstellungen ein Splittbuchungskonto definiert werden. Dies kann das gleiche sein, welches auch bei Splittbuchungen verwendet wird. Ebenso wird hier eine Eintragung benötigt, wenn man Reisekosten erfasst und automatisch verbuchen möchte.

Während einer laufenden Sitzung mit dem Programm kann man über das Journal Buchungen korrigieren. Hierzu muss zuvor die Buchungsmaske geschlossen werden. Sobald man jedoch eine Stornobuchung, einen Zeitraumwechsel oder auch in den Personenkonten Offene Posten ausziffert, werden die Buchungen unweigerlich festgeschrieben und sind nichtmehr änderbar. Ebenso geschieht dies, wenn man das Programm schließt. Erkennbar sind die Buchungen anhand der farbigen Abhebung gegenüber den festgeschriebenen Buchungen.

Mit „Wiederrufen“ wird die letzte Buchung im Journal widerrufen solange sie noch farbig kennzeichnet ist. Im Gegensatz zum Ändern einer Buchung kann hierbei die Buchungsmaske geöffnet bleiben.